RFP（Request For Proposal、提案依頼書）とは、IT・システムの発注を行うにあたって、システム会社に具体的な提案を依頼するための文書のことです。このRFP作成が最適なIT・システムを導入するためのキモになります。
RFPには、システムに対して希望する要件を記述します。具体的には、「新システムで何を実現したいのか」「新システムにいくら掛けるのか」「いつまでに導入したいのか」を基本に様々な要件を記述します。
RFPを作成する過程で、業務の見直しについて徹底的に議論する
RFP作成の際に重要なのが、社内業務の見える化を行うことです。
社内業務の見える化を行うことで、「自社の強みとなる業務」や「社内の無駄な業務」が分かるようになり、「不要な業務を廃止する選択」や「業務効率化を行う決断」ができるようになります。
社内業務を見える化するためには、まずは社内の業務を洗い出して文書化を行います。そして、無駄な業務はないか、効率化する方法はないか、などの議論を行います。
ここで重要なのは、「文書化無しに議論しない」ということです。文書化無しの「空中戦」での議論では、議論の結論が明確でなく、堂々巡りも発生しやすくなります。各業務について「現状はどうか」「あるべき姿はどうか」「現状とあるべき姿のGAPはどうか」「GAPを埋めるための方策」をしっかり文書として残すことが重要です。
業務の見直しの議論の中でよくある話として、「過去の担当者（前任者）から引き継がれたから行っている」とか「過去からのマニュアルに書いてあるから続けている」といった業務を見かけます。こうした業務は見直しの対象になります。各業務には「前任者から言われたから」ではなく、「明確な目的」が存在するはずなのですが、それが分からなくなっているケースは頻繁に見られます。
こうした業務の見える化の議論を経ずにシステム化を行うと、「非効率な業務」までシステム化されてしまうことになります。業務のシステム化によるメリットを享受できないばかりか、「非効率な業務」を高額な費用を払ってカスタマイズでシステム化してしまい、無駄なシステム保守経費が永続的に発生することにつながります。
「業務改善」ではなく「業務をシステムに合わせる」
システム会社の方は、自社のパッケージソフトウェアに業務を合わせてもらうことを「業務改善」と言っているケースがあります。しかし実際は、業務改善ではなく、「業務をシステムに合わせる」「業務をパッケージソフトウェアに合わせる」が正しいです。自社の過去からの業務に固執するより、パッケージソフトウェアに業務を合わせるほうが、システム導入費用を抑えられるケースが多いのです。
業務の見える化を行った結果として、「自社の利益の源泉となる業務」であれば、多額の費用がかかってもシステム化すべき場合もあるでしょう。ただ、そうでなければ「業務をシステムに合わせる」ことを検討することになります。
RFPをもとに、複数のシステム会社から最適なパートナーを選び抜く
RFPを作成したらシステム会社を選定します。
委託するシステム会社は複数の会社から選ぶことが大事です。生産管理システムを例に取ると、生産管理システムを専門にしているシステム会社だけでも数多くありますので、複数のシステム会社と交渉しようと思えば、時間もかかりますし、それに伴う人件費もかかります（これをトランザクションコスト（取引費用）と言います）。しかしRFPがあれば、要件が明確に文書化されているため、複数のシステム会社に情報を伝えることが容易になります。システム会社ともスムーズに話ができるのです。
要件に最もフィットしたシステム会社（パッケージソフトウェア）を見つける
生産管理システム・販売管理システムなどの基幹系業務システムの開発には様々なシステム会社が取り組んでおり、各社の業務システムによって得意・不得意があります。
生産管理システムでいえば、見込生産に強い生産管理システムがあれば、製番管理や受注生産に強い生産管理システムもあります。もし、見込生産中心の企業であれば、見込生産に強いパッケージソフトウェアを開発しているシステム会社に委託すべきです。見込生産が得意でないパッケージソフトウェアを選択した場合、カスタマイズが多く必要となるため、コスト高となります。
このように、複数のシステム会社から選び抜くことが、自社のニーズに最もフィットしたシステムを適切な価格で選択するための近道となります。
