RFPとは、Request For Proposalの略で、「提案依頼書」といいます。情報システム・IT発注を行うにあたって、システム会社に具体的な提案を依頼する文書であり、RFP作成はIT導入のキモであります。
RFPには、希望するシステムの要件を記述します。大まかには、
・ITで何を実現したいのか（品質）
・ITにいくら掛けるのか（予算）
・いつまでに導入するのか（納期）
を基本として、システム発注に関する様々な要件を記述します。
これまで情報システム・ITの発注においては、口約束やあいまいな発注により、開発現場の混乱や紛争の発生、納期の遅れやシステム障害などに悩まされてきました。事前にRFPを通じて調達条件や契約内容を明らかにしておくことで、こうした混乱を最小限に抑えることができます。
発注する立場からすると、RFP作成過程で社内ニーズを明確化でき、不必要なシステムを除外できたり、複数のシステム会社に見積をお願いしやすくなります。
受注する立場からすると、システム開発中の要件変更などの不確定要素が減少し、トラブルプロジェクトになるリスクが少なくなります。
RFPは、発注側も受注側も、お互いにとってWin-Winになれるツールなのです。
RFPの構成例
RFPは下記の構成例を基本としつつ、個々の企業の置かれた状況に合わせてアレンジしながら作成します。
- 提案依頼の趣旨（システム化の目的）
- 現行業務の流れ
- 新システムに求める要件
- 機能要件（業務要件）
- 非機能要件（性能要件、セキュリティー要件など）
- 予算額
- プロジェクト期間・納期の希望
- その他特記事項
